Rozpoczęcie działalności gospodarczej w branży TSL (transport–spedycja–logistyka) może być bardzo opłacalnym krokiem, szczególnie w czasach rosnącego zapotrzebowania na przewóz towarów i zarządzanie łańcuchem dostaw. Jednym z kluczowych tematów, który pojawia się przy zakładaniu firmy w tej branży, jest licencja spedycyjna. Wielu przyszłych przedsiębiorców zastanawia się, czy taka licencja jest konieczna, jak ją zdobyć i czym różni się od licencji transportowej. W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega ten dokument, w jakich sytuacjach jest wymagany i jakie formalności trzeba spełnić, aby legalnie prowadzić działalność spedycyjną.
Czym jest działalność spedycyjna i kto może ją prowadzić?
Działalność spedycyjna polega na organizowaniu transportu towarów – zarówno krajowego, jak i międzynarodowego – w imieniu klienta. Spedytor nie musi posiadać własnych środków transportu, ponieważ jego głównym zadaniem jest planowanie, koordynowanie i nadzorowanie przewozów z wykorzystaniem firm transportowych. To zawód wymagający dużej odpowiedzialności, dobrej organizacji pracy, znajomości przepisów oraz zdolności negocjacyjnych.
Co ważne, samo zorganizowanie przewozu to nie wszystko. W ramach spedycji często dochodzi także do załatwiania spraw celnych, magazynowania towarów, ubezpieczenia ładunku czy przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Dlatego osoba planująca prowadzenie firmy spedycyjnej powinna posiadać wiedzę z zakresu logistyki, prawa przewozowego i handlu międzynarodowego.
Licencja transportowa a spedycyjna – jaka jest różnica?
Wielu początkujących przedsiębiorców myli pojęcia licencja spedycyjna i licencja transportowa, sądząc, że są to dokumenty o takim samym zastosowaniu. Tymczasem różnica jest zasadnicza. Licencja transportowa uprawnia do fizycznego przewozu towarów – czyli wymagana jest dla firm, które dysponują własnymi pojazdami i wykonują usługę transportu na rzecz klienta.
Z kolei licencja spedycyjna dotyczy działalności organizacyjnej – spedytor planuje przewóz, ale nie wykonuje go samodzielnie. W praktyce oznacza to, że jeśli Twoja firma nie będzie posiadała własnych pojazdów, a jedynie zlecała przewozy podwykonawcom, licencja transportowa nie będzie potrzebna. Co istotne – w polskim porządku prawnym nie istnieje odrębna formalnie nazwana „licencja spedycyjna”, ale działalność spedycyjna może wiązać się z koniecznością spełnienia określonych warunków i uzyskania wpisu do odpowiednich rejestrów.
Czy każda firma spedycyjna potrzebuje licencji?
Odpowiedź na to pytanie zależy od formy prowadzenia działalności. Jeśli firma zajmuje się wyłącznie organizacją transportu, bez własnego taboru i nie przyjmuje odpowiedzialności za fizyczne przewozy, wówczas nie jest zobowiązana do posiadania klasycznej licencji transportowej. W takim przypadku działalność może być prowadzona na zasadach ogólnych, po dokonaniu rejestracji w CEIDG lub KRS.
Natomiast jeśli spedytor pełni jednocześnie rolę przewoźnika – a więc wykorzystuje własne pojazdy – wówczas konieczne będzie uzyskanie zezwolenia na działalność spedycyjną, w postaci licencji wspólnotowej (dla transportu międzynarodowego) lub krajowej. Warto to dokładnie rozważyć na etapie planowania zakresu usług firmy, ponieważ różnice formalne są istotne i wpływają na dalsze obowiązki przedsiębiorcy.
Jak uzyskać licencję spedycyjną lub rozpocząć legalnie działalność?
Jeśli Twoja działalność spedycyjna nie wymaga posiadania pojazdów, proces rozpoczęcia działalności będzie stosunkowo prosty. Wystarczy:
- Zarejestrować działalność gospodarczą (CEIDG lub spółkę w KRS).
- Wpisać odpowiednie PKD, np. 52.29.C – działalność usługowa wspomagająca transport.
- Zgłosić się do ZUS i urzędu skarbowego.
- Ubezpieczyć swoją działalność – szczególnie ważne jest OC spedytora.
- Przygotować umowy, procedury, dokumentację i rozpocząć działalność operacyjną.
W przypadku, gdy firma ma również wykonywać transport, dochodzą dodatkowe wymogi: jak uzyskać licencję spedycyjną (czyli formalnie transportową) – trzeba złożyć wniosek do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, przedstawić certyfikat kompetencji zawodowych, dowód posiadania pojazdów, zabezpieczenia finansowego i spełnienie wymogów dobrej reputacji.
Jakie są wymagania dla spedytora?
Choć prawo nie nakłada obowiązku posiadania wykształcenia kierunkowego ani licencji, praktyka pokazuje, że wymagania dla spedytora są coraz wyższe. Klienci oczekują profesjonalnej obsługi, znajomości przepisów międzynarodowych, umiejętności negocjacyjnych oraz skutecznego zarządzania czasem i kosztami transportu.
Warto również posiadać znajomość języków obcych – szczególnie angielskiego lub niemieckiego, które są podstawą kontaktów z zagranicznymi przewoźnikami. Kursy i szkolenia z zakresu spedycji i logistyki to dodatkowy atut, który może znacząco ułatwić start w tej wymagającej branży.
Koszty rozpoczęcia działalności i utrzymania licencji
Jeśli planujesz prowadzenie firmy spedycyjnej bez własnych pojazdów, koszty wejścia na rynek są stosunkowo niewielkie – opłata rejestracyjna, ubezpieczenie OC, strona internetowa i podstawowe materiały promocyjne to zwykle kilka tysięcy złotych. Jeżeli jednak zamierzasz także realizować przewozy, musisz się liczyć z dodatkowymi kosztami: certyfikat kompetencji (ok. 1000 zł), zabezpieczenie finansowe (min. 9000 euro), opłaty licencyjne oraz utrzymanie floty.
Dlatego wielu początkujących przedsiębiorców zaczyna od klasycznej spedycji, a dopiero z czasem rozbudowuje swoją działalność o własny transport.
Spedycja krajowa i międzynarodowa – czy różnią się formalności?
Zasadniczo sama spedycja krajowa i międzynarodowa nie różnią się znacznie pod względem formalnym, jeśli nie wykonujesz fizycznego transportu. W obu przypadkach najważniejsze są dobre kontakty z przewoźnikami, znajomość prawa przewozowego (CMR, Incoterms), umiejętność kalkulacji kosztów i zabezpieczania interesów klienta.
Działalność międzynarodowa wiąże się jednak z większą odpowiedzialnością i wymaga lepszej znajomości przepisów celnych, ubezpieczeniowych oraz ryzyk związanych z transportem transgranicznym.